Эта статья поможет вам понять как создавать и отслеживать бюджеты в Precoro.

Убедитесь, что вы уже знаете о функционале бюджетов.


Документация по теме:


Частые проблемы, которые можно решить используя модуль Бюджетов: 

  • Сложно следить за бюджетом определенного проекта, когда у вас больше, чем один бюджет в проекте; 
  • Не понимание доступности бюджета на месяц/квартал/год;
  • Те же бюджеты на разные периоды и создание бюджета каждый месяц с одинаковой информацией. 

_____________________________________________________________________________________


СОДЕРЖАНИЕ

_____________________________________________________________________________________


Что вы можете делать с Бюджетами в Precoro:

  1. Создавать бюджет с несколькими строками бюджета. 
    • Бюджетная строка это отдельный бюджет, который включен в основной бюджет;
    • Каждая бюджетная строка может быть использована в Заказах поставщику и Счетах;
    • Этот функционал позволяет следить за бюджетами на разные расходы. Каждая бюджетная строка может отвечать за разные расходы. 
  2. Создавать бюджет с разными периодами. 
    • Каждая бюджетная строка может иметь разные периоды: месяцы, кварталы или один пользовательский период;
    • С помощью этой функции можно создать бюджет на год, разделенный на периоды и расходы.
  3. Создайте бюджет по отделам и/или проектам.
    • Это также может помочь вам ограничить доступ к бюджетам для сотрудников из другого отдела. 
  4. Создайте бюджет на План счетов / Центры затрат.
    • Это позволяет более детально отслеживать затраты на уровне бухгалтерского учета.


Прежде чем создать бюджет, убедитесь, что:

  • Вы и / или все необходимые пользователи в вашей компании имеете надлежащую роль для управления бюджетами. Только пользователи с ролью «Бюджет» имеют доступ к модулю «Бюджет».

Вы можете проверить это, перейдя в Настройки компании ->  Управление пользователями -Нажмите кнопку «Изменить», чтобы открыть страницу «Редактировать пользователя» -> Откройте вкладку «Роли» и поставьте галочку напротив «Бюджеты».




Как создать бюджет?

  1. Откройте "Бюджеты" в меню слева и нажмите кнопку "Создать".
  2. Заполните и настройте все поля. После того как вы нажмете кнопку «Создать», бюджет будет сохранен.
    • Решите, что включить в свой бюджет
    • Установите период и продолжительность
    • Укажите Вычитаемую сумму
  3. Заполните строки бюджета. Все изменения будут сохранены автоматически.
    • Задайте название / описание для каждого бюджета;
    • Выберите локацию / отдел;
    • Добавьте Пользовательские поля для документов / товаров  (если вы решили включить их в бюджет)
    • Сделайте бюджет ограниченным (при необходимости)
    • Заполните суммы за каждый период


Как редактировать бюджеты? 

Примечание: только администратор (пользователь с ролью "Настройка") и ответственный за бюджет могут редактировать бюджеты.

Если вам нужно быть единственным человеком, который должен редактировать бюджеты, мы советуем вам указать свой адрес электронной почты пользователя в качестве ответственного за бюджет для всех бюджетов, вместо почт текущих ответственных лиц.

В случае, если эти люди, которые сейчас являются ответственными за бюджет, или другие пользователи должны только просматривать бюджеты (видеть и отслеживать прогресс, но не редактировать информацию о бюджете), им необходимо активировать роль "Бюджеты" в Управлении пользователями.

 

Вы можете редактировать бюджет в любое время. Вы можете изменить следующую информацию:

  • Название бюджета
  • Ответственный за бюджет
  • Вычитаемая сумма
  • Редактировать, удалять и добавлять строки бюджета

Сделать это можно так:


Обратите внимание: если ваш бюджет включает Пользовательские поля для товаров (например, Центры затрат / План счетов) — вам следует нажать кнопку «Показать больше», чтобы просмотреть эти Пользовательские поля для товаров в строках бюджета.


Как создать бюджет с несколькими настраиваемыми периодами?

В Precoro вы можете создавать строки бюджета с настраиваемыми периодами.

Для этого вам необходимо создать бюджет и установить период как «Свой». Когда вы создаете первую строку бюджета и заполняете все обязательные поля — нажмите кнопку «Добавить период». Обратите внимание, что даты начала и окончания будут изменены в соответствии с установленными периодами.


Как отслеживать бюджеты?

Вы можете отслеживать свои бюджеты двумя способами: с помощью отчетов или рабочего стола бюджетов.

Чтобы увидеть, как используется ваш бюджет, нажмите кнопку информации на странице бюджетов:


Этот рабочий стол предоставляет вам всю необходимую информацию в режиме реального времени:

  • Общая сумма всего бюджета
  • Всего использовано
  • Сколько зарезервировано в бюджете для повторяющихся документов
  • Какая сумма еще доступна
  • Даты начала и окончания бюджета
  • Электронная почта ответственного за бюджет
  • Как рассчитывается вычитаемая сумма


Когда вы прокручиваете страницу вниз, вы получаете статистику своих расходов по местоположению и поставщикам на круговых диаграммах:


А внизу вы можете увидеть всю информацию по строкам бюджета:


Результаты перев

Вы можете установить фильтры по:

  • Бюджету
  • Локации
  • Отделах

Если бюджет включает Пользовательские поля для товаров, вам доступны только фильтры по Локации. 

Как выглядит выбор фильтров на панели управления бюджетом:

Вы также можете отслеживать свои бюджеты с помощью Отчета об использовании бюджетов или пользовательского Отчета о бюджете.

Результаты перевода