При работе с поставщиками важно правильно начать строить отношения. Precoro поможет вам выработать четкое понимание условий сотрудничества, а также хранить и управлять всеми договорами в одном месте, чтобы избежать любых проблем с доставкой или обслуживанием.


СОДЕРЖАНИЕ


Модуль управления Договорами в Precoro поможет вам:


- вовремя понять, что договор с поставщиком заканчивается;

- создавать все заказы в рамках договора с поставщиком;

- напомнить поставщику о его обязанностях;

- быстро найти нужный договор, сохраняющимся в Precoro в режиме онлайн, а не в папке с документами на вашем компьютере.


Как включить модуль "Договора" в Precoro


Чтобы начать работу с модулем договоров в Precoro, перейдите в раздел "Настройки компании", откройте "Основные настройки" и перейдите на вкладку "Другое". Там, активируйте функцию "Договора", отметив ее флажком, чтобы получить доступ к управлению договорами.


Для того чтобы сохранить настройки, нажмите кнопку "Обновить" ниже.


 

Как добавить новый Договор 


1. Чтобы добавить договор, откройте раздел "Поставщики и товары" и выберите опцию "Управление договорами":


 

2. Нажмите на кнопку "Добавить договор" в правом верхнем углу, чтобы создать новый документ:



3. Укажите информацию во всех обязательных полях: 


  • Поставщик* —  выберите ранее созданного поставщика, более подробную информацию о том, как добавить поставщика, вы можете найти по ссылке.
  • Юридическое лицо* —  выберите из списка доступных юридических лиц компании, более подробную информацию о том, как создать и использовать новое юридическое лицо, вы можете получить по ссылке.
  • Номер договора* —  по этому номеру вы можете настроить фильтр в Precoro. Таким образом, вы сможете найти необходимый документ в базе данных за считанные секунды.




  • Даты начала/окончания действия* — введите установленный срок действия данного договора.
  • Примечание — укажите любую дополнительную важную информацию.
  • Договор с пролонгацией — укажите, хотите ли вы автоматически продлевать договор.




После добавления данных нажмите кнопку "Создать", чтобы сохранить новый договор. 


Как добавить файлы в Договор


После создания нового договора откройте его кликнув по нему или выбрав действие "Изменить":



Теперь, вы видите, что появилась новая вкладка "Документы":



~ ~ ~ ~ Обратите внимание ~ ~ ~ ~


Кнопка "Добавить документ" позволяет загрузить документы в формате pdf, изображения, msg, word, excel или сканы с вашего компьютера непосредственно в договор. Учтите, что одновременно может быть загружено не более пяти файлов.


Как деактивировать Договор вручную

Вы можете деактивировать договор в режиме редактирования вручную. Если договор находится в работе, рядом с полем "Активно" будет гореть зеленый индикатор.  Для деактивации, нажмите на зеленую кнопку, чтобы она поменяла цвет на серый.



 

Используя фильтры вы можете быстро отсортировать активные или неактивные договоры.  


В каких документах можно использовать Договоры


В Precoro вы можете использовать договоры при создании:





Управление Договорами с помощью Отчетов

Чтобы сэкономить время и всегда иметь свежую информацию под рукой, используйте предварительно настроенный отчет, который проведет поиск в системе и предоставит полную информацию о договорах, существующих в Precoro.


Чтобы воспользоваться "Отчетом", перейдите в этот раздел и выберите "История изменений по Договорам", который предоставит свежую информацию за выбранный период времени.

 


Чтобы создать отчет, введите интересующий вас период в поле "Дата изменения" и "Редактирующего". После этого, нажмите кнопку "Фильтровать", и вы получите системный xlsx файл для дальнейшей работы. 


Пожалуйста, обратите внимание, что по умолчанию поле "Редактирующий" установлено на всех пользователей, но вы можете изменить эту настройку, выбрав нужного редактирующего из выпадающего списка.



Уведомления по электронной почте, связанные с Договорами

Precoro будет постоянно предоставлять вам информацию о текущих сроках действия договоров. Если вы хотите получать уведомления по электронной почте об "Истечении срока договора", перейдите в "Настройку уведомлений" и отметьте флажком данное поле.