Если у вас уже есть внутренние правила нумерации документов компании или вы хотите по номеру документа узнавать информацию о нем, вы можете установить правила для нумерации документов на странице настройки Пользовательской Нумерации.


Настроить правила нумерации можно для следующих типов документов:

  • Выдача
  • Запрос на закупку
  • Заказ поставщику
  • Получение
  • Счет


ОГЛАВЛЕНИЕ


Как работает пользовательская нумерация 


Вы можете настроить нумерацию документов в соответствии с корпоративным стилем, который используется в компании, добавив любые со следующих элементов:

  • пользовательский текст - например, аббревиатура вашей компании или название документа;
  • дата создания документа - например, 022022-0001, где 022022 (ММГГГГ) - дата создания документа, а 0001 - идентификатор вашего документа;
  • название или код отдела/проекта - например, 932-0001 или Маркетинг/0001, где 932 - код вашего отдела/проекта, Маркетинг - название отдела, а 0001 - идентификатор вашего документа;
  • название или код локации - например, Главный офис-0001 или 111/0001, где Главный офис - это название локации, 111 - код локации, а 0001 - идентификатор вашего документа;
  • уникальный код поставщика - например, ДЧК-0001 или 375-0001, где ДЧК либо 375 - это варианты кодов поставщика, а 0001 - идентификатор вашего документа;
  • символы - например, "-" или "/" для разделения частей нумерации;
  • порядковый номер документа.


Как выглядит пользовательская нумерация 

  • В Precoro

Кастомная нумерация в Precoro


  • В документах PDF / XLSX

Кастомная нумерация в документах PDF/XLSX

  • В письмах, отправленных поставщикам

Кастомная нумерация в письме поставщику


  • Во внутренних письмах

Кастомная нумерация во внутренних письмах

Правила для нумерации документов в примере выглядат так - PO/PHC/2021/01/P003-00001, где 

  • PO/PHC - текст, сокращенное название документа заказа поставщика и аббревиатура компании, 
  • 2021 - дата создания документа, 
  • 01 - код локации, 
  • Р003 - код отдела, который сделал заказ, 
  • 00001 - номер заказа,
  • и "/", который используется в качестве разделителя.


Как настроить пользовательскую нумерацию 

Чтобы настроить пользовательскую нумерацию для ваших документов, откройте страницу Настройки компании и выберите вкладку Пользовательская нумерация.

Модуль пользовательской нумерации в Настройках компании


Ваши следующие шаги

1. Выберите тип документов со списка для настройки нумерации.

Выбор типов документов для настройки пользовательской нумерации


2. Определите формат нумерации, который будет вам подходить. 

  • Текст-Дата-Номер
  • Текст-Номер
  • Дата-Номер

Для каждого формата справа есть подсказка с примером нумерации.

Выбор формата нумерации


3. Нажмите на кнопку "Следующий шаг", когда сделаете выбор.

4. На следующей странице вы можете добавить пользовательский текст, если вы выбрали формат с текстом.

Настройка пользовательского текста для нумерации


5. Далее выберите подходящий формат даты. Это повлияет на выбор опций сброса нумерации на следующих шагах.

Выбор формата даты для нумерации


6. Нажмите на кнопку Редактирование рядом с номером справа и добавьте количество символов и первый номер, с которого вы хотите начать. Например, если вы планируете создать до 1000 документов и начать с 1, то вам нужно добавить "001" в эту строку.

Настройка формата номера


7. Выберите формат сброса либо оставьте опцию "Не сбрасывать". 

Если на предыдущем шаге вы выбрали формат даты, в котором указывается только год, вам будет доступна опция "1 января каждый год". 

В случае выбора формата даты с месяцем можно будет выбрать опцию "1 числа каждый месяц", чтобы обновлять нумерацию каждый месяц. 

Выбор формата сброса нумерации


8. Нажмите на кнопку "Установить", чтобы закончить настройку пользовательской нумерации.

9. Все будущие документы будут иметь пользовательский номер в формате, который вы настроили.


Если стандартные форматы пользовательской нумерации на странице настройки вам не подходят, пожалуйста, обратитесь к вашему менеджеру Customer Success либо напишите нам в чат поддержки, и мы с радостью вам поможем. 


Часто задаваемые вопросы


1. Можно ли сбрасывать нумерацию?

Да, можно. Вы можете настроить сбрасывание нумерации

  • 1-го января каждый год;
  • 1-го числа каждый месяц;
  • после исчерпания лимита по количеству символов в номере.
Для этого вам нужно будет указать нужный формат даты, формат сбрасывания, а также максимальное количество символов в номере.

Например,

  • если 31-го декабря 2021 года вы создали документ с номером PO211234, то следующий документ, созданный 1-го января 2022 года будет пронумерован как PO220001;
  • следующий документ после документа с номером PO09999 будет выглядеть как PO10000, потому что максимальный лимит на 9999 исчерпан.

Пожалуйста, поделитесь деталями о вашей нумерации с вашим менеджером Customer Success либо напишите нам в чат поддержки, и мы с радостью вам поможем. 


2. Изменится ли нумерация документов, созданных ранее, после настройки пользовательской нумерации?
Нет, пользовательская нумерация может быть установлена только для ваших будущих документов. Если у вас в аккаунте есть уже созданные документы, они останутся со стандартной нумерацией.


3. Можно ли использовать одинаковую нумерацию для разных типов документов, например, Заказов поставщику и Запросов на закупку?

Нет, каждый тип документов должен иметь уникальную нумерацию.


4. Можно ли настроить неодинаковую нумерацию для разных проектов/локаций/юридических лиц?

Нет, такой возможности нету, но мы рекомендуем обратиться к вашему менеджеру Customer Success.


5. Я не могу настроить пользовательскую нумерацию, используя стандартные форматы на странице настройки. Что мне делать?

В таком случае пользовательская нумерация настраивается командой разработки Precoro. Это может занять до двух недель, поэтому мы рекомендуем обратиться по этому поводу к вашему менеджеру Customer Success заранее.


Ваши следующие шаги

  1. Определите список документов, где должна быть пользовательская нумерация.
  2. Опишите структуру кастомного номера, из чего он должен состоять, и сделайте пример. Укажите максимальное количество документов, которые вы планируете создать.
  3. Определите, надо ли начать нумерацию с 0 либо продолжить текущую нумерацию документов.
  4. Укажите, когда нужно будет сбросить нумерацию, либо выберите вариант без сброса.
  5. Вышлите требования вашему менеджеру Customer Success на почту или нам в онлайн-чат поддержки.
  6. Получите срок реализации.