Эта статья поможет вам разобраться с главными функциями Пользовательских полей для документов.

 

Пользовательские поля для документов могут использоваться в документах и для настройки пользователей. Обычно это список отделов или проектов компании, но эти поля могут использоваться и для других видов персонализации для нужд любой организации. 

 

Например, вы можете применять Пользовательские поля для документов в процессах:

  • Отслеживания расходов по отделам или проектам

  • Ограничения доступа к документам

  • Утверждения документов на разных уровнях компании

  • Создания бюджета для определенных отделов или проектов

  • А также в качестве поля формата “Дата” или “Текст”


Типы Пользовательских полей для документов

 

 1. Select

 

Этот тип подходит для создания поля с определенным набором опций, предназначенных для выбора. Вы можете использовать эти опции для ограничения доступа пользователей, настройки процесса утверждения документов и назначения бюджетов. Для этого в Precoro доступно 5 уровней иерархии для каждой опции, которые можно изменять либо удалять при необходимости.

 

Это лучший способ добавить отделы и проекты вашей компании в Precoro.

 

Так выглядят Пользовательские поля для документов типа "Select":



Например, создание Заказа поставщику с Пользовательскими полями для документов типа "Select" будет выглядеть так:



2. Text

 

Данное поле для введения текста доступно во всех документах. Этот тип Пользовательских полей для документов можно использовать в случае, если вы не можете определить список вариантов поля, а должны записывать новое значение для каждого нового документа. 
Примерами использования данного поля могут быть определение назначения документа, обозначение стадии проекта, фиксирование номера аппарата или машины на производстве, а также добавление ссылки на список расценок и т.д.

 

Поле такого типа также может использоваться для ограничения доступа пользователей, настройки процесса утверждения документов и назначения бюджетов.

 

Например, создание Заказа на закупку с Пользовательскими полями для документов типа "Text" будет выглядеть так:



3. Date

 

С помощью данного типа Пользовательских полей для документов вы можете добавить определенную дату при создании нового документа. 

Примерами использования данного поля может быть указание даты предложения, срока действия заказа или запроса на закупку либо ожидаемой даты оплаты.

 

Создание Заказа на закупку с Пользовательскими полями для документов типа "Date" будет выглядеть так:



Конфигурации Пользовательских полей для документов:

  • ВКЛ/ВЫКЛ — данное поле на данный момент используется в компании. Вы можете отключить его при необходимости;


  • Требуется для выбора в документах — выбор опции данного поля будет обязательным в ваших документах;

Данное поле будет обозначено на странице создания документов:

  • Отображать код параметра — код каждой опции данного поля будет отображаться в ваших документах; 


  • Печатать в Excel, PDF документах — опции данного поля будут указаны в Excel и PDF версиях запросов на закупку и заказов вашей компании;

  • Ограничить доступ к документам — пользователи смогут работать только с теми документами, в которых указаны доступные для них Пользовательские поля для документов.


Давайте разберём это на примере:


ПользовательДоступные отделыРоль
Мария
  • Отдел финансов
  • Юридический отдел
  • Отдел планирования
У Марии есть роль подтверждения Запросов на закупку и Заказов поставщику, также у неё есть доступ ко всем трем отделам. Поэтому она сможет видеть все документы, созданные и Павлом, и Анной.
  • Запрос на закупку
  • Подтверждение запросов
  • Заказ поставщику
  • Подтверждение заказов
Павел
  • Отдел финансов
  • Юридический отдел

Павел и Анна - инициаторы. Они могут создавать Запросы на закупку и Заказы поставщику, каждый для своих отделов. Они не смогут видеть документы, созданные друг другом.

  • Запрос на закупку
  • Заказ поставщику
Анна
  • Отдел планирования


Ранее созданные документы остаются доступными пользователям даже после отключения доступа к определенному полю. Например, если пользователь переходит с одного отдела в другой либо начинает работать над новым проектом, все ранее созданные им документы останутся доступными ему. 

 

Кроме описанных выше случаев, вы можете аналогично ограничить доступ к документам и по локациям. 


Также вы можете выбрать документы, в которых данное пользовательское поле будет доступно для выбора:

  • Доступно для выбора в Выдачах, Получениях, Запросах на закупку, Заказах поставщику, Счетах  — данное пользовательское поле будет доступно в каждом выбранном типе документов;


  • Доступно в Процессе утверждения — данное пользовательское поле может использоваться для настройки процесса утверждения документов;


  • Доступно для выбора в бюджетах — данное пользовательское поле может использоваться при создании бюджетов;

 

Другие функции Пользовательских полей для документов:

  • При необходимости вы можете выключать и включать обратно любую опцию пользовательского поля.