В Precoro существует несколько ролей пользователей:
1. Роль Настройки
2. Управление поставщиками
3. Роль инициатора
4. Роль утверждающего
5. Роль оплаты и Бюджетов
6. Отчеты
Давайте рассмотрим функции каждой роли по очереди.
1. Настройки
Пользователи с ролью Настройки совершают настройки аккаунта в Прекоро и создают последовательность процесса утверждений на каждый документ.
Они могут:
- создавать и настраивать локации компании, на которые пользователи будут делать заказы. Как правило, адрес локации является адресом доставки заказанных товаров для поставщика;
- создавать новых пользователей в Precoro и настроивать конфигурации из аккаунта (информацию, доступ к локациям, кост центрам и роли доступа для каждого пользователя отдельно);
- создавать и управлять Кост центрами и Кост-центрами Пользователей;
- создавать и заполнять информацию о юридических лицах компании (это необходимо, если компания работает в нескольких странах или обьединяет в себе несколько физизческих или юридических лиц);
- настраивать склады компании, если этого требует процесс компании;
- создавать Налоги, которые должны учитываться в заказах и счетах компании;
- настраивать процесс утверждения каждого из документов, который создается в Precoro.
2. Управление поставщиками
Пользователь с ролью управление поставщиками может добавлять новых поставщиков и заполнять всю необходимую для этого информацию, создавать и обновлять каталог, добавлять новые категории товаров и единицы измерения.
Тут же можно создать Наборы товаров, если этого требует закупочный процесс.
В управлении договорами можно вносить информацию о договоре с поставщиком, описывать его условия и подгружать електронную версию договора, а также включать автоматическую пролонгацию договора.
3. Роль инициатора документов
Пользователи с ролью инициатора могут создавать в Precoro:
- Запросы на Закупку;
- Заказ поставщику;
- Счета;
- Получение;
- Выдачу;
- Запрос предложений
Как правило инициаторы создают и редактируют вышеперечисленные документы, потом они уходят на утвержение по настроенной цепочке.
В Precoro инициаторами заказов поставщику является закупщики, счета создают бухгалтера, а сотрудники склада создают Выдачи.
4. Роли утверждений
Пользователи с ролью утверждений получают уведомления на почту, что им необходимо утвердить документы. Этот процесс позволяет контролировать все закупки и расходы компании. Как правило утверждающими являются главы отделов, финансовый директор, в некоторых случаях -генеральный директор компании.
5. Роль оплаты и Бюджетов
В Precoro роль Оплаты дают возможность отмечать какой счет был оплачен полностью, частично или не оплачен вообще.
Как правило бухгалтеры и финансовые директора занимаются этими процессами, они же создают бюджеты для закупок.
6. Отчеты
Пользователи с ролью Отчеты могут выгружать аналитику по Запросам на закупку, заказам поставщикам и счетам, предварительно отфильтровав их по необходимым критериям. Это необходимо при подготовке компании к аудитам, отчётностям и для общей статистики затрат компании.