Прежде всего, вы должны ответить на несколько вопросов:
- Какие документы необходимо утверждать?
- Какие ключевые факторы могут быть отредактированы или взяты во внимание при утверждении?
- Кто отвечает за утверждение и почему?
- Какие факторы влияют на выбор ответственного за утверждение — локация, департамент, проект, сумма.
Ваша цепочка утверждения должна быть максимально простой и понятной:
- Ваши сотрудники должны знать, почему некоторые запросы / заказы / счета требуют утверждения;
- Человек ответственный за утверждение должен знать, какие ключевые факторы он будет отслеживать;
- Не должно быть лишних шагов утверждения, у которых нет задачи что-то отследить или откорректировать;
Почему это так важно:
- Утверждение требует много времени — чем больше шагов у вас будет, тем более затратным станет процесс закупки;
- Неясные и лишние шаги утверждению порождают ошибки и не дают результата;
- Ваши документы будут задерживаться на утверждении и долго будут передаваться на следующие этапы — заказ, выставление счета, оплата;
Чтобы настроить Процесс Утверждения, следуйте следующим шагам:
1. Определите ключевые факторы, которые будут влиять на Цепочку Утверждения в Precoro:
- Локация
- Департамент
- Проект
- Сумма
Чтобы сделать Пользовательское Поле доступным для выбора в Процессе Утверждения, необходимо установить флажок «Доступно в рабочем процессе утверждения» как активный. После этого вы сможете настроить утверждение на основе отделов, проектов или других настраиваемых полей документов:
2. Когда доступ настроен, следуйте следующим шагам и добавьте цепочку утверждений:
- Перейдите в меню слева и откройте Настройки компании;
- Откройте страничку «Процесс Утверждения» и выберите для какого документа вам необходимо настроить Процесс Утверждения;
- Добавьте столько шагов утверждения и утверждающих, сколько необходима для процесса вашей компании;
Вы можете добавлять шаги утверждения в любое место в Процессе Утверждения:
Обратите внимание: изменения, внесенные в существующий Процесс Утверждения, не повлияют на ранее утвержденные шаги или любые документы, которые находятся в процессе утверждения.
Как настроить утверждающего:
У каждого утверждающего может быть набор «правил»:
- Тип утверждения суммы;
- Локации;
- Департаменты и проекты или любые другие Пользовательские Поля для Документов;
- Пользовательские типы утверждения для каждой локации или отдела / проекта;
Например, пользователь может утверждать все покупки в отделе QA и все покупки на сумму до 500 долларов в отделе Development. Чтобы настроить эту сумму, нажмите «Кастомизировать»:
Примечание: вы также можете добавить одного утверждающего на несколько этапов утверждения. Таким образом один пользователь может быть утверждающим на двух или более этапах.
Более того, вы можете настроить автоутверждение документов. Чтобы настроить автоутверждение:
- Перейдите в Настройки компании -> Основное -> Другое;
- Найдите флажок «Разрешать авто-утверждение документов»;
- Если автоутверждение включено, то когда вы создаете документ и являетесь утверждающим, Precoro автоматически утвердит все предыдущие шаги включая ваш.
Примечание: эта функция включает автоутверждение для всех документов и утверждающих.
Распространенный пример того, как можно настроить Процесс Утверждения:
Один из утверждающих — финансовый директор. Финансовый директор:
- Утверждает все закупки Финансового отдела в качестве первого утверждающего
- Утверждает все покупки других отделов в качестве последнего утверждающего, если сумма покупки превышает 10 000 USD.
- Финансовый директор назначается на первый этап утверждения и последний этап утверждения.
Кто-то из финансового отдела создает Заказ с общей суммой 15 000 USD. В этом случае финансовый директор должен утвердить документ дважды — как первый утверждающий и последний.
Но если финансовый директор является инициатором этого заказа, может быть два варианта:
- Если включено автоутверждение документов — документ будет автоматически утвержден на последнем шаге после подтверждения;
- Если автоутверждение документов неактивно — только первый шаг будет утвержден автоматически после подтверждения документа.
В случае, если финансовый директор должен утвердить документ только один раз (только в качестве первого утверждающего), мы рекомендуем убрать финансовый отдел с его второго этапа утверждения.