Прежде всего, вы должны подумать:
- Какие документы вам необходимо утверждать?
- Какие ключевые факторы могут быть отредактированы или взяты во внимание при утверждении?
- Кто отвечает за утверждение и почему?
- Какие факторы влияют на выбор ответственного за утверждение - локация, департамент, проект, сумма.
Ваша цепочка утверждения должна быть максимально простой и понятной:
- Ваши сотрудники должны знать, почему некоторые запросы / заказы / счета требуют утверждения
- Человек ответственный за утверждение должен знать, какие ключевые факторы он будет отслеживать
- Не должно быть лишних шагов утверждения, у которых нет задачи что-то отследить или откорректировать
Почему это так важно:
- Утверждение требует много времени — чем больше шагов у вас будет, тем более затратным станет процесс закупки
- Неясные и лишние шаги утверждению порождают ошибки и не дают результата
- Ваши документы будут задерживаться на утверждении и долго будут передаваться на следующие этапы — заказ, выставление счета, оплата
Цепочка утверждения в Precoro зависит от ключевых факторов, описанных ниже:
- Локация
- Департамент
- Проект
- Сумма
Первые три фактора, которые вы можете настроить для пользователя.
Когда функция доступна — просто выполните следующие шаги и добавьте цепочку утверждения:
- Проверьте, разрешили ли Вы настраивать процесс утверждения. Перейдите к основным настройкам. Убедитесь, что процесс утверждения включен для необходимых документов.
- Проверьте установлены ли роли для утверждения документов для пользователей. Перейдите в Управление пользователями, найдите ответственных и посмотрите включена ли роль Подтверждение необходимого документа.
Перейдите в меню слева и выберите Настройка
Выберите Процесс утверждения и необходимый документ.
Добавьте на нужный шаг отвественного пользователя, диапазон сумм для утверждения, доступные локации и Департаменты/Проекты.
Вы можете определить одному утверждающему разные суммы для разных локаций или департаментов. Например, он может утверждать все закупки в департаменте Product и закупки до 500 долларов в департаменте HR. Для того кастомизировать суммы нажмите Кастомизировать.
