Прежде всего, вы должны подумать:
- Какие документы вам необходимо утверждать?
- Какие ключевые факторы могут быть отредактированы или взяты во внимание при утверждении?
- Кто отвечает за утверждение и почему?
- Какие факторы влияют на выбор ответственного за утверждение - локация, департамент, проект, сумма.
Ваша цепочка утверждения должна быть максимально простой и понятной:
- Ваши сотрудники должны знать, почему некоторые запросы / заказы / счета требуют утверждения
- Ответственный должен знать, какие ключевые факторы они будут отслеживать и как
- Не должно быть лишних шагов утверждения, где нет задачи что-то отследить или откорректировать
Почему это так важно:
- Утверждение требует много времени - чем больше шагов у вас будет, тем более затратным станет процесс закупки
- Неясные и лишние шаги утверждению порождают ошибки и не дают результата
- Ваши документы будут задерживаться на утверждении и долго будут передаваться на следующие этапы - заказ, выставление счета, оплата
Цепочка утверждения в Precoro зависит от ключевых факторов, описанных ниже:
- Локация
- Департамент
- Проект
- Сумма
Первые три фактора, которые вы можете настроить для пользователя.
Пожалуйста, сообщите нам, когда вы решите настроить цепочку утверждения, которая зависит от департамента / проекта, мы сделаем эту функцию доступной для вашей компании.
Когда все настроено - просто выполните следующие шаги и добавьте цепочку утверждения:
- Проверьте, разрешили ли Вы настраивать процесс утверждения. Перейдите к основным настройкам. Убедитесь, что процесс утверждени включен для необходимых документов.
- Проверьте установлены ли роли для утверждения документов для пользователей. Перейдите в Управление пользователями, найдите ответтсвенных и посмотрите включена ли роль Подтверждение необходимого документа.
Перейдите в меню слева и выберите Настройка
Выберите Процесс утверждения необходимого документа.
Нажмите на кнопку Добавить шаг согласования
Выберите приоритет согласования и впишите название позиции того, кто будет подтверждать. Нажмите на кнопку Создать
Затем нажмите на кнопку Добавить утверждающего
Выберите приоритет согласования и e-mail ответственного менеджера. Затем выберите тип суммы для утверждения. Нажмите на кнопку Создать
- Затем настройте условия, при которых пользователь должен будет утверждать документ. Нажмите Обновить
В этом случае, пользователь nataliia@precoro.com будет утверждать все Заказы, на 3м шаге утверждения, для локаций Precoro Ukraine Office и Precoro USA Office, департаментов Development и Product.