Зачем это нужно?

У каждой компании есть история закупок. Чтобы принимать решение об изменении в процессе закупок, сначала нужно проанализировать историю работы.


Обычно закупки/затраты анализируются по следующим параметрам:

- Поставщики

- Категории

- Департаменты

- Проекты/Клиенты

- Счета затрат

- Бюджеты


Анализ по этим параметрам помогает ответить на такие вопросы:

- У каких поставщиков мы закупаем больше всего и где есть риск?

- На какие категории мы тратим больше всего и где нужно провести тендер?

- Какие департаменты/проекты занимают большую часть бюджета?

- Наши затраты в рамках бюджета или превышают его?


Если вы хотите иметь возможность ответить на такие вопросы, настройте Пользовательское поле для товаров и Пользовательское поле для документов.


Как это применить к моему процессу закупок?


Есть несколько правильных способов использования Пользовательского поля для товаров и документов:


- В процессе утверждения Заказов/Счетов вам нужно видеть бухгалтерские счета затрат.

Возьмите у бухгалтера список счетов для затрат и добавьте их в Precoro как Пользовательское поле.

Сделайте это Пользовательское поле доступным в товарах, Заказах и Счетах. 


- Анализируя затраты в отчетах вы хотите видеть Бухгалтерские счета затрат, но не хотите давать доступ к просмотру в Заказах/Счетах.

Сделайте то же самое, только доступ Пользовательского поля оставьте только в товарах.

- Вы хотите видеть департаменты/проекты, утверждая Запросы/Заказы/Счета.

Список своих департаментов добавьте в Пользовательское поле документа.

Доступ проставьте только там, где он действительно нужен, лишняя информация путает пользователей.


- У вас есть пользовательские реквизиты или данные, которые нужно указывать в документах.

Создайте Пользовательское поле документа с названием этих данных и типом "Текст".

Если хотите, чтобы пользователи обязательно это заполняли — проставьте такую настройку.

Как это работает при доступности во всех документах?

Крайне редко бывают сложные процессы, когда Пользовательские поля будут доступны в запросах и одновременно во всех остальных документах и товарах.

Обычно они доступны только в товарах, заказах и счетах.


Если ваш процесс сложный, то работать это будет так:

- значение Пользовательского поля из товара будет скопировано в Запрос на закупку при добавлении товара

- при создании Заказа из Запроса, значение Пользовательского поля будет скопировано из Запроса, а если будет добавлен товар из каталога, то значение будет взято из каталога

- при создании Счета значение Пользовательского поля будет взято из Заказа


На каждом этапе значение Пользовательского поля может быть отредактировано.

Со значениями Пользовательских полей для документов процесс работы такой же, за исключением товаров.