Бюджеты позволяют в реальном времени видеть сколько вы тратите определенного бюджета компании.


СОДЕРЖАНИЕ  


Использование Бюджетов в Precoro поможет:

  • Всегда иметь доступ к информации о закупках и бюджетах;
  • Следить за перерасходом бюджета для закупок;
  • Понимать наличие средств в бюджете для выплат и закупок, и то, как эти средства могут быть использованы;
  • Устанавливать бюджеты для Отделов / Проектов или Плана счетов, чтобы контролировать расходы более эффективно;
  • Видеть бюджеты в реальном времени на каждом шагу утверждения документов и решать подтвердить или отклонить заказ;
  • Отслеживать расходы с помощью отчетов об использовании бюджета и пользовательских отчетов по бюджету; 


Обратите внимание: только пользователи с ролью "Бюджет" имеют доступ к модулю Бюджетов. Эти пользователи могут видеть все бюджеты компании. 

Зайдите в Настройки компании —> Управление пользователями —> Нажмите кнопку "Изменить", чтобы открыть страницу "Изменить пользователя" —> Откройте вкладку "Роли" и выберите "Бюджеты".


Вы можете включить или выключить модуль Бюджетов в Настройках компании —> Основное —> Вкладка "Бюджеты"


Функции бюджетов в Precoro:

  1. Вы можете выбирать что включить в ваш бюджет: Пользовательские поля для документов (например, Отделы или Проекты) и Пользовательские поля для товаров (могут быть ваши Центры расходов или Планы счетов) Обратите внимание: чтобы включить Пользовательские поля в бюджет, они должны быть доступны для выбора в Бюджетах. Вы можете включить эту опцию при редактировании Пользовательских полей для документов товаров.
  2. Период и длительность бюджета. Основываясь на выбранных периоде и длительности, строки бюджета также будут поделены на периоды. Вы можете установить сумму для каждого периода: 
    • Ежемесячный. Здесь можно выбрать длительность бюджета (1, 3, 6 или 12 месяцев). Вам нужно будет установить суммы для каждого периода.
    • Ежеквартальный. Строки бюджета будут поделены на кварталы. Вы можете установить сумму для каждого квартала. 
    • Пользовательский период (свой). Позволяет установить любой пользовательский период. Обычно, наши клиенты выбирают этот тип, чтобы указать сумму за год.
  3. Вычитаемая сумма. В этом поле необходимо выбрать как будет рассчитываться бюджет.
    Вы можете установить, чтобы ваш бюджет считался без учета налогов, с учетом налогов или по вашей собственной формуле.
    • Без налогов означает что суммы Заказов поставщику и Счетов будут вычтены из бюджета без учета налогов.
    • С налогами — суммы Заказов поставщику и Счетов будут вычтены из бюджета включая налоги.
    • Пользовательская формула дает возможность установить ваши собственные правила вычисления бюджетов.


Чтобы разобраться, как работает Вычитаемая сумма, давайте рассмотрим пример:

Вы создали Заказ поставщику с суммой $5000 и добавили налог в 5%. После подтверждения заказа, он считается в бюджете следующим образом:

  • Если вычитаемая сумма С налогом, то из бюджета будет вычтено $5000 + $250 (5% налог) 
  • Если вычитаемая сумма Без налога, будет вычтено только $5000.


Как работают строки бюджета?

  • Строка бюджета это отдельный бюджет который включен в основной бюджет. Вы можете установить его для разных локаций, Пользовательских полей для документов / товаров.
  • Можно добавить столько бюджетных строк, сколько необходимо.
  • Для каждой строки бюджета можно установить доступные локации. Это позволяет лимитировать доступ к бюджету для пользователей с разными доступами к локациям. 
  • Вы можете лимитировать бюджет выбирая галочку "Не превышать бюджет".


Как только вы лимитируете бюджет, никто не сможет его перерасходовать. Вы не сможете создать заказ если у вас недостаточно средств в бюджете.

  • Строки бюджета можно выбирать в Заказах Поставщику и Счетах.


Как считаются Общая сумма, Использовано и Зарезервировано в бюджетах?


  • Общая сумма. Это сумма, которую вы проставляете для всего бюджета или для строки бюджета. Общая сумма всего бюджета — сумма всех строк бюджета. Сумма строки бюджета – сумма всех её периодов. 


  • Использовано. Показывает сколько уже использовано в этом бюджете. 

Включает в себя все утвержденные Заказы поставщику и/или Счета, которые были созданы с этим бюджетом:

Сумма Заказов, для которых не было создано Счетов + Сумма Счетов, созданных вручную (не из Заказов) + сумма Счетов созданных из Заказов. 


  • Зарезервировано. Это сумма всех будущих Заказов и Счетов, для которых настроен автоповтор. Эти документы еще не созданы, но мы резервируем бюджет, чтобы следить за будущими затратами.


  • Не использовано. Считается так: Не использовано = Общая сумма - Использовано - Зарезервировано. Обратите внимание, что каждый бюджет может включать в себя сумму документа — с налогом, без налога, или пользовательскую.
    Precoro считает ваши бюджеты и позволяет создавать Заказы и Счета только для доступной суммы бюджета. Это помогает ограничить перерасход бюджета и отслеживать суммы, доступные для будущих закупок.


Как рассчитывается Доступная сумма?


Доступная бюджетная сумма считается с помощью следующей формулы:


Не использовано = Общая сумма бюджета - сумма Заказов, для которых не было создано Счетов - сумма Счетов созданных вручную (не из Заказов) - сумма Счетов созданных из Заказов - сумма Заказов доступных для дальнейшего создания Счетов. 


Например: 

Сумма бюджета 5000 USD. У нас есть: Счета на 500 USD, созданные из Заказов; Счета, созданные вручную на сумму 250 USD; Счета, созданные из Заказов на 1750 USD. Также есть один Заказ на сумму 1000 USD и только один Счет, созданный на этот Заказ на сумму 550 USD, хотя сумма Заказа по этому Счету была 500 USD.  


Доступная сумма бюджета будет:

5000 - 500 - 250 - 1750 - 550 - 500 = 1450 USD


Как наши клиенты используют бюджеты? 

Бюджет создается бухгалтером предприятия, который вносит информацию о средствах доступных для закупок. Менеджер, совершающий закупку, указывает в Заказе поставщику из какого бюджета должна произойти оплата. В дальнейшем бухгалтер, либо другое ответственное за бюджет лицо, может просматривать информацию о движении средств в рамках данного бюджета. Эта информация может использоваться для финансовой отчетности и планирования следующих бюджетов.