Заказ поставщику - это коммерческий документ, который выдается покупателем поставщику, в котором указано наименование и количество товаров для закупки, цену и другую информацию о товарах или услугах которые покупатель намеревается приобрести. Оформление заказа является неотьемлимой частью закупки. В Заказе поставщику обязательно должна содержаться следующая информация:

  • название компании-покупателя и информация о юридическом лице, адрес;
  • название и данные поставщика;
  • место получения товара;
  • способ, условия и дата доставки; 
  • описание запрашиваемых товаров/услуг: код, название или описание, количество, единици измерения, цена товара (при необходимости валюта), сумма  запроса;
  • дополнительная инструкция поставщику к заказу, если необходимо;
  • ответственный за размещение заказа. 

Чем более детально описана информация в Заказе поставщику, тем более эффективно осуществляется процесс закупки.

Используя Заказ поставщику в Precoro можно решить следующие проблемы: 

  • сократить время на формирование заказов с помощью каталогизации;
  • учет всех заранее поданных запросов на закупку разными департаментами;
  • отслеживание и управление заказов предприятия;
  • планирование будущих поставок исходя из заказов по всем видам закупок;
  • контроль издержек компании, формирование бюджета предприятия и выявление непредвиденных затрат предприятия. 

Как это используется клиентами?

Заказ поставщику оформляется менеджером по закупке или офис менеджером, в зависимости от процесса закупок в организации. Менеджер создает заказ поставщику с нуля, с внесением необходимой информацию вручную или с каталога. Также он может формировать Заказ на закупку из заранее поданных запросов на закупку.

Клиент может устанавливать иерархию утверждения Запроса на закупку. Это делается для контроля потребности в заявленных товарах/услугах, выбора поставщика и проверки соответствия запросу и установленному бюджету. Если такой процесс настроен, каждый запрос на закупку должен быть подтвержден на всех уровнях. После он отправляется поставщику.