Заказ поставщику - это коммерческий документ, который выдается покупателем поставщику, в котором указано наименование и количество товаров для закупки, цену и другую информацию о товарах или услугах которые покупатель намеревается приобрести. Оформление заказа является неотьемлимой частью закупки. В Заказе поставщику обязательно должна содержаться следующая информация:
- название компании-покупателя и информация о юридическом лице, адрес;
- название и данные поставщика;
- место получения товара;
- способ, условия и дата доставки;
- описание запрашиваемых товаров/услуг: код, название или описание, количество, единици измерения, цена товара (при необходимости валюта), сумма запроса;
- дополнительная инструкция поставщику к заказу, если необходимо;
- ответственный за размещение заказа.
Чем более детально описана информация в Заказе поставщику, тем более эффективно осуществляется процесс закупки.
Используя Заказ поставщику в Precoro можно решить следующие проблемы:
- сократить время на формирование заказов с помощью каталогизации;
- учет всех заранее поданных запросов на закупку разными департаментами;
- отслеживание и управление заказов предприятия;
- планирование будущих поставок исходя из заказов по всем видам закупок;
- контроль издержек компании, формирование бюджета предприятия и выявление непредвиденных затрат предприятия.
Как это используется клиентами?
Заказ поставщику оформляется менеджером по закупке или офис менеджером, в зависимости от процесса закупок в организации. Менеджер создает заказ поставщику с нуля, с внесением необходимой информацию вручную или с каталога. Также он может формировать Заказ на закупку из заранее поданных запросов на закупку.
Клиент может устанавливать иерархию утверждения Запроса на закупку. Это делается для контроля потребности в заявленных товарах/услугах, выбора поставщика и проверки соответствия запросу и установленному бюджету. Если такой процесс настроен, каждый запрос на закупку должен быть подтвержден на всех уровнях. После он отправляется поставщику.
